Repensando el propósito de las oficinas

Siempre recordaremos esa semana que transcurrió desde el 9 de marzo hasta el 14 de marzo, fecha en la que el Gobierno decretó el Estado de Alarma y el consiguiente confinamiento.

En esa semana pasamos, de un día para otro, de estar en la oficina a teletrabajar, o mejor dicho, pasamos a trabajar desde casa de manera forzada, porque teletrabajar es otra cosa. Hemos llamado “teletrabajo” a lo que realmente ha sido trabajo desde casa, pues ha sido una necesidad y no una elección

En el mes de mayo, un estudio realizado por la consultora JLL denominado “Human Perfomance Survey” analizó, entre otros aspectos, qué era lo que los encuestados echaban más de menos de la oficina y, entre otros motivos, estaban:

  • la interacción humana (un 44%),
  • un entorno profesional en el que era fácil acceder a las necesidades de trabajo (un 31%)
  • el trabajo cara a cara con los compañeros que favorece el entendimiento común (un 29%)
  • las comunicaciones informales que permiten tener una visión general de la compañía (un 25%).

En definitiva, y si podemos resumir todas estas razones en una sola podríamos concluir que, lo que más nos gusta de la oficina es relacionarnos. Esto significa que las personas deben ser el centro de los espacios de trabajo

Impulsor de esa tendencia es posible que fuera We Work. Fue el primer operador inmobiliario que usó la experiencia de usuario como leitmotiv de sus espacios al modo que ya hacía, por ejemplo, Starbucks en sus cafeterías.

WeWork ha revolucionado la forma en la que entendemos el espacio de trabajo
WEWORK ha cambiado la forma en la que entendemos el espacio de trabajo

¿ES EL FIN DE LAS OFICINAS?

Pero ¿aniquilará el teletrabajo a las oficinas? ¿estamos realmente ante el fin de las oficinas? A pesar de la narrativa que dice que el trabajo remoto va a suponer la reducción de los espacios de oficinas, la realidad post-confinamiento está siendo más compleja que eso.

Así, un estudio llevado a cabo por la consultora Knight Frank a 1000 ocupantes a nivel europeo, desveló que:

  • Un 51% de ellos estaban trabajando en implementar una nueva estrategia de oficina como consecuencia del covid19
  • Un 40% tenían claro que iban a necesitar menos espacio en el futuro
  • Un 29% estaban considerando la forma en que sus empleados pudieran trabajar más cerca de casa
  • Un 11% entendían que iban a necesitar más espacio para poder mantener la distancia social
  • Y sólo un 8% estaban reconsiderando moverse de oficinas a zonas menos prime.

Los expertos ya hablan de “el ascenso de la oficina liquida” y “un mayor diversificado ecosistema de espacios de trabajo”. ¿Pero qué significa esto?

Llevamos tiempo viendo como los players tradicionales se han hecho, o han desarrollado, con empresas de espacios flexibles. Así CBRE cuenta con Hana, Savills con Workthere o Covivio en Francia con Wellio. Aquí en España Colonial con Utopicus y Merlin Properties con Loom han seguido esa tendencia. De esta manera todos ellos amplían su oferta de espacios de oficinas.

Los expertos y propietarios de oficinas creen el covid ha acelerado algo que ya estaba encima de la mesa por parte de los ocupantes y era soluciones ágiles para los entornos de trabajo. Esa agilidad se concreta en gestionar los espacios de trabajo en un mix que combina: trabajo remoto, alquiler de oficina tradicional y coworking o espacios flexibles. El covid ha traído un equilibrio entre estas tres formas y esto supone un reto para los propietarios de oficinas, pues les obliga a satisfacer estos requerimientos de sus ocupantes.

También coinciden estos expertos en que estas tendencias que nos ha traído el covid19 en los espacios de oficinas, no parece que vayan a tener una implementación rápida, sino que se desplegarán a lo largo de los próximos años

LAS OFICINAS “DESTINOS COLECTIVOS”

Es cierto que el trabajo en remoto o teletrabajo, tiene como ventaja el ahorro de tiempo (y dinero) en traslados y, por tanto, hace ganar eficiencia. Pero el lado negativo es que reduce la colaboración, inspiración, creatividad y hace más difícil la formación y la incorporación de nuevo personal

A este respecto, hay quien afirma que las oficinas se convertirán en “destinos colectivos”. Es decir, habrá más espacios dedicados a tareas compartidas y colaborativas en detrimento de espacios de trabajo individual. En el futuro, se pondrá el foco en espacios que fomenten la colaboración, interacción, inspiración y trabajo en equipo

Todo esto abunda en la idea de que el objetivo, diseño y estructura de los futuros espacios de oficinas se alejará de los cubículos típicos de los 80, o a esas praderas (si bien parecen más “granjas” de trabajadores) de los 90 y 2000 para trasladarse a ambientes más colaborativos y con servicios y comodidades. En definitiva, permitirán realizar aquellas tareas que son difíciles a través de medios digitales. Ya comentaba Meka Brunel, CEO de Gecina, en el pasado Propel by MIPIM, las oficinas dejarán de ser un espacio en el que ir a trabajar de manera individual a para ser un espacio en el que vayamos a colaborar.

Pero el nuevo espacio de oficina no tiene sólo como misión ofrecer un espacio de trabajo. Expertos señalan que será un escaparate de marca y cultura de la empresa. En mi opinión esto ya era así. En los últimos años hemos visto cómo, para muchas empresas, mostrar públicamente su espacio de oficinas era un elemento más de branding. Pero ahora es posible que el covid19 generalice esa función de las oficinas.

Esto enlaza con la necesidad de captar talento. De ser empresas atractivas para captar a la nueva fuerza laboral, con nuevas necesidades y requerimientos. Esta es otra de las razones para crear y mantener espacios de oficinas con un alto nivel de servicios y comodidades (las llamadas amenities)

Las famosas praderas no tienen cabida en el nuevo modelo de oficina
Las praderas parecen destinadas a desaparecer

EL FUTURO SERÁ MÁS DIGITAL Y MÁS MÓVIL

Pues lo que parece claro es que la tecnología jugará un papel muy importante en el futuro de la evolución de las oficinas. Las oficinas del futuro serán más digitales ya que, aquellos equipos que trabajen en remoto deberán poder interactuar sin interrupciones con aquellos que estén en la oficina

Parece que por fin llegará el tan ansiado Smart Building como consecuencia de que los ocupantes demandarán un uso importante de la tecnología. Este tipo de edificios son capaces, por sí solos, de satisfacer a las necesidades de las compañías en materia medioambiental, sostenibilidad, salud y el bienestar de los trabajadores.

El auténtico reto es y será levantar edificios que sean cada vez más flexibles en el sentido de ser capaces de adaptarse, en tiempo real, a las necesidades de los ocupantes.

Si bien es cierto que las compañías ocuparán menos superficie, estarán más dispuesta a satisfacer mayor renta con el fin de obtener edificios más eficientes y con mayor nivel de servicios. En definitiva, el gran reto para los propietarios de oficinas será tener los edificios correctos en las correctas localizaciones.

El mundo está sufriendo cambios de manera muy rápida y hay que ser capaz de adaptar tu oferta y aproximarse a ella de manera rápida. Hay quien afirma que la pandemia y su confinamiento no es el final, pues existe una gran incertidumbre sobre la situación global. Por tanto, es importante estar en constante diálogo con el mercado y los clientes sobre qué es importante para ellos.

Las apps de gestion de edificios serán un básico en nuestro móviles
Las apps de gestión de edificios serán tan básicas como Spotify o Twitter

CONCLUSIONES

Es posible que, debido a que estamos todavía en el torbellino del covid19, su segunda ola y el impacto que está teniendo, estemos sobrestimando los efectos del covid19.

Las compañías no deberían basar sus estrategias a largo plazo basándose en las experiencias y aprendizajes del covid19. No podemos basar una estrategia a 5 o 10 años sobre la base de 11 semanas de locura

Hay una tentación a pensar que lo que funciona hoy, podría funcionar en el futuro, pero realmente el auténtico impacto de la pandemia no será medible hasta pasado unos años.

La realidad es que no estamos ante el fin de las oficinas, sino que estos tienen que ser repensados. Estamos en un proceso de cambio de estos espacios que será más gradual de lo que, en un principio, podría parecer

Por otro lado, el cambio de espacio físico, no genera por sí solo un cambio en los hábitos de los directivos, mandos intermedios y resto de organización. Será necesario implementar una cultura de colaboración; de que el objetivo de todos es común y que, al margen de objetivos departamentales, el éxito de uno es el éxito de todos. Seguimos teniendo compañías que trabajan en silos y un cambio en el espacio físico no va a ser suficiente.

Recuerdo una empresa en la que trabajé en la que teníamos un espacio muy “cool” al modo “startupero” con asientos (incómodísimos) de colores, pizarras, mensajes “inspiracionales”…. Esa sala se utilizaba para descansar o hablar por teléfono para no hacerlo en el pasillo. Eso era así, porque no había una cultura que fomentara el uso de esa sala para el destino que había sido planteada.

Sin duda alguna tenemos unos meses por delante donde viviremos interesante cambios que, siendo graduales, supondrán un reto. Al menos, hasta que se descubra la tan ansiada vacuna

Si quieres conocer algo más sobre este tema, escucha este episodio de mi podcast: Repensando el futuro de las oficinas

Artículo basado en «Rethinking the purpose of the office» de PropertyEU (sept 2020)

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